为确保学院办公室和档案室完成将文件材料收集、整理、分类，确保学院文件、档案的完整，现办公室将在2017年1月4日-8日继续集中收集、整理2016年文件档案，现请部门给予配合，具体要求通知如下：

 1、请各部门派一位人员清点本部门2016年接收到的教育厅、教育局文件，并于2017年1月6日前将上级文件（已经办理并签字的）及时交回学院办公室梁琛处。

  2、请学院重要部门及时将学院重要文件移交到学院办公室下属的档案室进行存档，如：招生就业办公室需要将2016年录取学生的所有录取大表原版（派专门人员复印一份留存招就办后）于2017年1月6日前移交到学院档案室，后勤、基建部门清点部门的2016年合同，如发现还没有上交存档的，（派专门人员复印一份留存本部门后）于2017年1月6日前移交到学院档案室。

 3、各系、各处室2016年重要的合同、协议、各类上交教育厅的报表、年报（未上交的）也请（派专门人员复印一份留存本部门后）于2017年1月6日前移交到学院档案室存档。

 4、另，为完善学院办公室的电子文件，请各系部、各部门将2016年的电子档案按照（上报数据）、年度发文、年度报告和总结分文件夹整理好文件的电子版存放各部门电脑，学院办公室和档案室将从2017年1月6日开始对各部门的电子档案进行检查和收集。

                                       学院办公室

                                    2016年12月30日