桂经职院字〔2023〕3号

各处室、二级学院、附属中职：

为了保证学校档案的完整，指导各部门做好文件材料的分类整理、立卷归档工作，避免出现“有文必档”的现象，根据国家档案局和教育主管部门的有关规定，结合本校的实际情况，学校制定了《广西经济职业学院不需要归档文件材料的范围及其处理规定》，现印发执行。

                                                                                                                          广西经济职业学院

                                                                                                                             2023年3月6日

广西经济职业学院

不需要归档文件材料的范围及其处理规定

为了保证学校档案的完整，指导各部门做好文件材料的分类整理、立卷归档工作，避免出现“有文必档”的现象，根据国家档案局和教育主管部门的有关规定，结合本校的实际情况，制定本管理规定。

一、不需要归档文件材料的范围

（一）文书文件材料

1.上级单位制发的文件材料

（1）上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件。

（2）上级单位普发供参阅、不办的文件材料。

（3）上级单位征求意见未定稿的文件（涉及学校利益和项目除外）。

2.本校制发的文件材料

（1）重份或复印多余的文件（存两份，两地备份）。

（2）无查考利用价值的事物性、临时性文件。

（3）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电子文档草稿；一般性文件的历次修改稿（定稿除外，重要领导、董事会领导签字文件除外）。

（4）从正式文件、校园网、钉钉上摘录的供工作参阅的非证明材料。

（5）无特殊保存价值的信封；一般性表态、询问；提出一般性建议或意见的人民来信。

（6）校内互相抄送的文件材料；不应履行公文的行文；介绍信等。

（7）本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料（涉及学校利益和项目，如职业教育方面、民办教育等除外）。

（8）为参考目的从各方面收集的文件材料（重大项目研究除外，成套存档）。

3.同级单位的非隶属单位制发的文件材料

（1）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

（2）非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

4.下级单位的文件材料

（1）下级单位送来备案的一般性文件材料。

（2）下级单位送来的参阅件。

5.没有参加的一般性会议通知。

（二）基建文件和招投标文件材料

1.工程的重份文件和重份图纸等材料（存两份，成套存档）。

2.为工程设计、施工参考的抄件。

3.工程的预（结）算草稿等。

4.未中标单位的投标文件材料。

（三）声像档案材料

1.重份照片（存两份），不反应本校活动的照片（但涉及学校主要负责人参加的各项活动必须存档）。

2.为娱乐目的购进的录音、录像带等。

（四）实物档案

一般教职工的题词和诗画，以及各种签名册等（有参考价值的除外）。

二、不需要归档文件材料的处理规定

（一）各部门每年在文书立卷归档和清退文件时，处理不需归档的文件材料。

（二）清理出的不需要归档的文件材料应加强管理，不要随处堆放。如需要做资料保存的文件材料应填写目录，组卷妥善存放。需要销毁的文件材料要登记造册，经过部门领导和学院分管领导审批后方能销毁。

（三）需要销毁的文件中如有划分密级的文件，必须按照国家和学校的有关保密规定办理，同时做好登记造册和领导审批工作。一般文书材料也可采用简便方法进行登记（如登记收发文号在收发文登记簿上加盖“销毁”戳）。

（四）凡需销毁的文件材料经领导批准后需报综合档案室备案后方可销毁。无论采用什么方法销毁，均应指派两名以上教职工监督销毁。

（五）销毁文件清单、领导审批表（三方审核）、监督销毁人员签章一式两份，部门存一份，综合档案室存一份。