桂经职院字〔2022〕24号

各处室、二级学院、附属中职：

现将《广西经济职业学院基建、采购项目招投标资料管理规定》印发给你们，请遵照执行。

                                                                                                              广西经济职业学院

                                                                                                              2022年8月25日

广西经济职业学院基建、采购项目招投标资料管理规定

为规范学校基建、采购项目招投标资料管理工作，实现各项招投标资料管理规范化、标准化、科学化，特制定本规定。

一、适用范围

本规定适用于学校具有基建、采购项目招投标业务工作的各级部门，包括教务科研处、后勤保卫处、基础建设中心、资产管理发展中心、现代教育信息技术中心等部门。

二、定义

本规定所称的基建、采购项目招投标过程资料,是指学校在各项基建、采购项目招投标工作中直接形成的具有保存价值的各种门类、载体的历史记录。

三、职责

（一）招投标部门职责。负责招投标过程资料的收集、整理、立卷和归档移交工作，特别是做好中标单位有关材料的移交工作，接受学校综合档案室的业务指导。

（二）学校综合档案室职责。负责指导相关部门做好招投标过程资料的归档接收和保管工作。

四、管理规程

（一）归档范围及分类

 1.内部归档范围与分类：

（1）学校或部门召开的各级、各类相关工作会议和重要的专业会议文件材料、会议纪要、会议决议、会议签到表等,包括部门工作会、业务协调会、清标评标会、定标会、领导办公会议。

（2）各项招投标工作资格预审文件、考察报告、评标报告、中标通知等重要发文文件（含电子邮件复印件）。

（3）招投标工作的各种审批、会签文件的审批页（电子版及复印件）。

（4）各种招投标过程文件电子版,包括招标/询价文件、合同文件。

（5）招投标过程中与相关部门的发文文件（含电子邮件）。

（6）各投标单位的投标材料、补充材料等。

2.移交综合档案室存档资料范围与分类及移交时间：

（1）所有招投标过程资料、审批会签文件、合同及招投标图纸。

（2）对审计的情况说明。

（3）归档时间：招投标工作合同签署完成后21个工作日内移交至综合档案室。

（二）归档标准

基建、采购等招投标部门负责招投标过程资料的收集、整理和归档移交,综合档案室负责招投标过程资料的归档接收。移交清单由经办人及项目负责人签字移交,再由档案管理员签字接收。

附件：1.基建、采购项目招投标文件移交清单

    2.中标单位招投标资料明细移交清单

附件1

基建、采购项目招投标文件移交清单

移交人：                                      接收人：

日  期：                                     日  期：

备注：此表需统计招投标项目中所涉及的所有投标单位，包括中标和未中标单位，中标单位放在前面。

附件2

中标单位招投标资料明细移交清单

移交人：                     接收人：

日  期：                    日  期：

备注：此表填写中标单位投标过程中形成的具有保存价值的各种门类、载体的历史记录。