工作动态

广西经济职业学院2023年档案工作计划

作者:黄诗婷学院新闻来源:综合档案室点击数:11769更新时间:2023-05-04


2023年综合档案室在学校的统一领导下,将广泛宣传和认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《广西经济职业学院各部门文件材料归档范围(试行)》,坚持以服务为根本,以档案规范化为重点,力争在档案管理业务和服务质量等各个方面都取得较大的进展。

(一)加强宣传与学习,将档案法规制度落到实处

1.利用行政会议、教师培训等,宣传档案管理法规及档案知识,针对档案移交、接收和整理工作中存在的问题,有针对性地对专兼职档案员进行再培训和业务指导,提高档案工作自觉性。

2.在新入职教职工培训和专兼职档案员培训时广泛宣传新修订的《中华人民共和国档案法》、《广西经济职业学院各部门文件材料归档范围(试行)》,开展文件材料收集整理的基础培训,使新教职工掌握档案业务基本要求,档案管理员提高综合素质。

3.在学院网站设置好综合档案室栏目后,做好各个板块信息的更新与维护,加强档案管理法规及档案知识的宣传,强化档案宣传窗口建设。

(二)积极推进档案工作规范化管理,提高工作效率

1.加强对档案库房规范化管理,健全完善档案管理制度建设,为档案的保管和安全创造良好的环境和制度保障。

2.加强档案材料的收集工作。

(1)推动一年两次归档文件材料的移交工作常态化,督促各部门在移交纸质文件材料的同时要移交对应的电子文件。

(2)督促印章管理人员加强对用印部门移交归档文件的管理,每月将收集到的归档文件材料分期分批地核对、分类整理和移交档案室,确保文件材料收集的配套和完整。

(3)继续收集散存于学校分管领导、各部门负责人手中的历史文件,分期分批地对这部分文件材料进行分类整理和归档。

(4)配合人力资源处做好离职人员档案材料(纸质和电子)的收集工作。

(5)督促各二级学院、处室做好年度大事记编写和报送工作。

3.做好学生个人学籍档案的收集、保管工作。

4.努力完成401、402档案库房中2016-2022年全部档案的分类、查重、排列、装订、编制目录、扫描等立卷归档工作,建立数据库促进档案的规划化管理,提高查全率和利用率。

5.协助基建处做好B栋101教室基建档案的分类整理工作。

6.进一步做好档案材料的查考利用工作。强化档案查阅、复印的审批流程,严格执行查询查阅档案的审批制度。逐步完善阅文条件,使档案利用规范有效。

7.做好B栋204教室凯宁集团文件材料的分类、整理、立卷和归档工作。

8.配合学校的各项管理工作,以积极主动热情的服务态度做好档案提供利用工作,树立良好的窗口服务形象。

(三)强化档案管理系统建设,提升信息化水平

努力完成立卷档案的电子目录录入和文件扫描工作,并将电子目录导入GD2016系统,完善档案目录数据库,提高档案查询利用效率的同时确保查询利用的准确性。

(四)推动部门二级档案建立工作,加强档案建设

协助并督促各二级学院、各处室持续做好本部门二级档案的建立工作,齐心协力推动档案的规范化、专业化管理,更好地为学校发展及各项工作提供服务。

 


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