桂经职院字〔2020〕4号

各系部、处室、附属中职：

为规范行政工作办事程序，严格印章管理，根据《广西经济职业学院印章管理规定》（桂经职院字〔2015〕7号），现对我院印章管理与使用流程进一步明确如下：

一、任何印章使用都必须执行用印登记和存档制度。

二、用印经办人必须填写《广西经济职业学院公章使用审批表》，按规定程序办理审批手续，由申请用印的部门负责人、分管院领导、学院办公室负责人及分管院领导依次审核签字，报学院院长批准。

三、所有用印必须在《广西经济职业学院用印登记本》上登记用印日期、事由、印数、用印部门、经手人、批准人等事项， 形成印章使用登记台账。

1.公章管理应符合学院章程规定，分级权限。

2.凡使用广西经济职业学院印章的文件材料必须在用印时提交全套文件材料（包含用印件正本、会签稿原件、终稿签批原件、相关附件材料）给印章管理人存档。重要文件材料的历次修改稿原件一并移交。

3.证书、聘书、证件类批量用印文件，必须提交汇总名册原件、签批原件及用印文件样本。 

4. 特殊情况不能留存文档或不能完整留存文档的，必须留存复印件或扫描件，并在用章审批文件上予以注明，一并按程序报请批准。

5.特殊情况下没有审批、会签稿原件的，可用《广西经济职业学院公章使用审批表》代替。

6.用印留存材料、《广西经济职业学院用印登记本》均须按规定移交学院综合档案室立卷归档。

四、印章管理人员用印时，必须审阅了解用印内容，核实清点用印数量，检查审批手续和存档材料，发现印件内容有误、批准权限不当或存档材料缺失的，应拒绝用印。

专此通知如上，请各二级学院、处室、附属中职认真执行。

广西经济职业学院

2020年6月5日