办事指南

广西经济职业学院文件材料归档制度

作者:黄诗婷学院新闻来源:综合档案室点击数:10788更新时间:2023-05-04

一、归档范围

(1)上级机关对学的批复、批转文件,包括机构设置、合并、撤销,更改名称;干部任免、转正、晋级、定级、定职(含职称);审查、奖励、处分;基建计划、土地征购、财务决算;招生、毕业生创就业及其他具有保存查考价值的文件。

(2)学在教学、科研、党政等管理工作过程中形成或收转、办理完毕、具有查考价值的文件,如政策法规、文件、教材、教改成果、科研成果、会议记录、电传、电话记录、表册、照片、录音、录像片以及电子文件等。

(3)学各部门、各单位各项工作中形成的具有保存价值的文件,如年度工作计划、工作总结、部门年度大事记、典型经验介绍、参赛获奖课件、获奖证书等。

(4)其他与学工作业务有关,有查考价值的文件、材料。 

二、归档时间

(1)本校各部门在活动中形成的文件材料,一年归档两次,分别于当年九月底和次年三月底前整理后组卷归档。

(2)科研、基建等部门,应在项目完成决算后两个月内立卷并移交综合档案室归档。

(3)会计档案在会计年度终了后暂由财会部门保管三年, 期满后在第二个会计年度移交综合档案室,由综合档案室和财会部门双重管理。如需要继续留存在财会部门的会计档案,经董事长签字批准后,由财会部门代行综合档案室保管职责。

三、归档要求

(1)归档文件由文件材料形成部门、课题组负责立卷归档;如文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。 

(2)归档文件材料必须保证文件之间的有机联系,要完整、准确、系统,对于缺损和无法补救的漏盖页号,以及只有请示没有上级机关批复、通知、决定的案卷,均要在案卷末尾“备考表”内注明。

(3)对于永久和长期保存的文件材料,必须纸张良好,字迹端正,图像清晰,严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸等书写归档的文件材料。 

 

 


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