办事指南

广西经济职业学院档案借阅管理规定

作者:黄诗婷学院新闻来源:综合档案室点击数:12094更新时间:2023-05-04

一、学教职工因工作需要,凭工作证可查阅本部门职能范围内的一般档案;如需查阅其他部门的档案,应征得档案形成部门领导同意方可查阅。

二、控制使用的档案,须经办公室负责人同意;涉及未公开的技术问题,须经教务科研处负责人同意;涉及重大问题或党和国家秘密及学工作秘密的档案,须经办公室主任同意并报经学领导批准。保密档案不得摘抄、复制和外借。

三、查阅学董事会、党委、办公会议记录,须经办公室负责人或董事长、党委书记、长签字同意,方可查阅。

四、查阅档案应在阅览室内进行,要认真履行登记手续。档案一般不外借。确因特殊需要借出时,必须严格履行审批、登记手续,借阅者要对档案的保密、安全和完整负责,并于限定时间内归还。归还时需当面清点、检查,确认无问题后方可注销。

五、综合档案室的档案、资料,主要供本院工作利用。外单位或个人查阅档案,须持介绍信,经办公室负责人同意、学分管领导批准后,办理登记手续方可查阅,并按规定交费。

六、查阅档案要严守国家秘密和单位秘密,爱护档案,不得私自抄录、复制、公布档案内容;严禁折卷、抽页、涂改、污损、画圈、批注、转借、遗失,违者严肃处理或依法追究责任。

七、借阅人离职或因公外出,应在离校前或外出前将借阅的档案、资料送回综合档案室办理查对、注销手续后方可离校。

八、《广西经济职业学院档案查阅审批单》模板如下:

广西经济职业学院档案查阅审批单

申请时间


申请部门


申请人:   

 经办人:

复印£

查阅£

借出£

其他£

加盖章£

(在办理事项后的框内打”,“其他”包括学生学籍档案等领取不归还事项)

查阅内容


利用目的


查阅部门负责人意见


档案形成部门意见


学院办公室意见


分管院领导意见


学院领导意见


说明:

1.查阅本部门职能范围内的一般档案,须经本部门负责人签字同意;如需查阅其他部门的档案,须经档案形成部门负责人签字同意。


2.所有档案的查阅须经学院办公室主任签字同意。


3.涉及未公开的技术问题,须经教务处负责人和分管科技工作的学院领导签字同意。


4.涉及重大问题或党和国家秘密及学院工作秘密、学院合同协议,须同时经学院办公室主任和分管院领导签字同意。


5.查阅学院董事会、党委、行政等重要材料或办公会议记录,须同时经办公室主任及董事长(或党委书记、院长)等相关责任领导签字同意。

广西经济学院档案查阅审批单.xlsx

 


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广西经济职业学院

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